Jak wdrożyć system jakości ISO 9001?

ISO 9001 – wymagania

Odpowiadając na pytanie jak wdrożyć ISO w firmie warto najpierw zastanowić się, jakie warunki muszą być spełnione. PN-EN ISO 9001:2015 jest to międzynarodowa norma, mająca zastosowanie również w Polsce, która określa wymagania, jakie musi spełnić system zarządzania jakością. Podstawową zasadą jest orientacja na klienta. Kluczowym celem przedsiębiorstwa powinno być spełnienie oczekiwań klienta i budzenie zaufania. Kolejne wymaganie dotyczy przywództwa – to kierownictwo odpowiedzialne jest za kierunek rozwoju firmy. Trzecią zasadą jest zaangażowanie ludzi. Bez tego nie ma sukcesu. Bardzo istotnym wymaganiem ISO 9001 jest podejście procesowe. Polityka Jakości powinna obejmować wszystkie procesy, na które składa się wyrób. Oprócz tego wymagane jest też systemowe podejście do zarządzania, każdy proces jest powiązany z innymi. Kolejną zasadą jest ciągłe doskonalenie procesów i wprowadzanie działań korygujących. Podejmowanie wszelkich decyzji musi być oparte na analizie danych. Ostatnim wymaganiem, lecz nie mniej ważnym jest zarządzanie relacjami. Aby przedsiębiorstwo oferowało wyroby bądź usługi na najwyższym poziomie i osiągnęło sukces, musi dbać o relacje z dostawcami. Musi zapewnić stabilny przepływ towarami, mieć wspólne cele i ciągle się doskonalić.

Jak wdrożyć system zarządzania jakością w firmie?

System zarządzania jakością zgodny z wymaganiami normy ISO 9001 może być wdrożony w każdym przedsiębiorstwie. Jego wdrażanie składa się z wielu etapów. Można go wprowadzić samodzielnie lub skorzystać z pomocy firmy konsultingowej, która stworzy plan implementacji tego systemu.

Jak wdrożyć ISO 9001? Pierwszym etapem tego procesu jest wstępny audyt wewnętrzny. Należy wskazać, które elementy i działania wewnątrz firmy są niezgodne z normą ISO 9001 i jakie rozbieżności będą wymagały wprowadzenia zmian. Dotyczy to wszelkich dokumentów, zapisów, ale też kultury organizacyjnej. Jest to też czas, kiedy określa się uprawnienia pracowników i ich odpowiedzialność, powołuje się Pełnomocnika oraz definiuje się rolę Najwyższego Kierownictwa. Po przeprowadzeniu audytu kierownictwo opracowuje harmonogram wdrożenia ISO 9001, a następnie realizuje szkolenia dla każdej z grup pracowników.

Kolejnym istotnym etapem jest określenie Polityki Jakości oraz celów jakości. Polityka Jakości to dokument określający misję firmy, cele i strategię działań oraz odpowiedzialność pracowników za poszczególne procesy. Zawiera procedury i instrukcje wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Zapisana jest w Księdze Jakości w przystępny sposób, dostępna dla wszystkich pracowników oraz klientów. Wszelkie ustanowione procedury muszą być następnie wdrożone. Po jakimś czasie osoba powołana przeprowadza kolejny audyt wewnętrzny. W wykazanych nieprawidłowościach wprowadza działania korygujące, zapobiegawcze, przeprowadza dodatkowe szkolenia oraz monitoruje ciągłe doskonalenie procesów.

Ostatnim etapem wdrożenia ISO jest przegląd systemu zarządzania jakością przez najwyższe kierownictwo. Ocenia ono czy wprowadzone działania są skuteczne, czy wyroby są najwyższej jakości i czy spełniają wymagania systemu zarządzania jakością. Kierownictwo analizuje także zadowolenie klientów, czy wzrosło po przeprowadzonych zmianach w firmie. Jest to moment na wprowadzenie ostatnich działań korygujących, jeśli to konieczne. Po zatwierdzeniu systemu jakości, kierownictwo wysyła wszelkie niezbędne dokumenty do niezależnej jednostki certyfikującej, która po wcześniejszym ustaleniu terminu przeprowadza audyt w firmie. Po pozytywnie zakończonym audycie zewnętrznym Rada Certyfikacji wydaje firmie certyfikat ISO 9001. Jest on ważny przez 3 lata, a aby przedłużyć jego ważność, należy potwierdzić ciągłość stosowania normy podczas audytów przeglądowych, które powtarza się co roku od wydania certyfikatu. I to już wszystkie etapy tego, jak wdrożyć ISO 9001.

Korzyści płynące z posiadania certyfikatu ISO 9001:2015: